StUB: Exemplarsätze

Projektbeschreibung

Die Stadt- und Universitätsbibliothek Bern (StUB) hat bislang die einzelnen Exemplare von Zeitschriften nicht im Bibliothekssystem erfasst. Einzig ein sogenannter Holding-Satz wies nach, welcher Zeitraum der Zeitschrift vorhanden war. Um trotzdem einzelne Exemplare ausleihen zu können, wurden jeweils sogenannte Dummy-Sätze erfasst.

Im Rahmen neuer Dienstleistungen (z. B. Fotokopierservice via Katalog) und nötiger Katalogbereinigungen wuchs der Bedarf nach einer retrospektiven (rückwirkenden) Erfassung der Exemplarsätze und der Eliminierung der Dummy-Sätze.

Auftrag und Umfang

Im Jahr 2002 wurde von Pierre Gavin, damals noch Leiter des Alphabetischen Katalogs der StUB, und Thomas Kiser eine erste Machbarkeitsstudie erstellt. Die StUB besitzt weit über 100000 Zeitschriftenexemplare. Es zeigte sich, dass die reguläre retrospektive manuelle Erfassung der (wichtigsten) Titel weder finanzierbar noch wünschbar sind. Die organisatorischen Auswirkungen auf den laufenden Betrieb und die hohe Fehlerquote  (die bei manueller Arbeit einzurechnen ist) wären nicht vertretbar.

Es wurden verschiedene Möglichkeiten zur effizienten und fehlerresistenten Bearbeitung unter Beizug von nichtbibliothekarischen Hilfskräften evaluiert. Schliesslich konnte eine überzeugende und im Testlauf funktionierende Lösung präsentiert werden. Mithilfe von automatisierten Tabellen und einem Macrorecorder können alle Datenverarbeitungsschritte automatisiert werden und mit klaren Arbeitsabläufen und Fallunterscheidungen lässt sich die Fehlerquote minimieren.

Das präsentierte Projekt wurde schliesslich genehmigt und die nötigen Finanzen zur Verfügung gestellt.

Im Sommer 2003 wurde das Projekt unter der Leitung einer Fachkraft und mit Hilfskräften gestartet. Geplant ist die Erfassung von ca. 50000 Exemplarsätzen bis Ende 2003. Nachfolgeprojekte haben inzwischen den gesamten Bestand erfasst.

Kunde

Stadt- und Universitätsbibliothek Bern
Sabine Wahrenberger
Leiterin Alphabetische Katalogisierung
Münstergasse 61
CH-3011 Bern
Telefon: 031 320 32 11